Die Kreisverwaltung hat einen wichtigen Schritt in Richtung effizienter Postverarbeitung und digitaler Transformation gemacht. Mit der Inbetriebnahme der neuen Scanstraße in der Digitalen Poststelle soll die Post noch schneller als bisher bearbeitet werden. Neben regelbasierter Automatisierung wird auch Künstliche Intelligenz fortan den Verwaltungsaufwand für die digitale Postverarbeitung erleichtern und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Verteilt auf die nächsten vier Jahre investiert die Kreisverwaltung dafür rund 570 000 Euro.

Landrat Hans-Jürgen Petrauschke betont: „Unser Ziel ist eine effiziente und transparente Verwaltung, die digitale Technologien optimal nutzt. Wenn unsere Mitarbeitenden durch die Digitalisierung der Poststelle interne Dokumente schneller erhalten und bearbeiten, lassen sich Prozesse auch zügiger abwickeln. Auf diese Weise reduzieren sich die Bearbeitungszeiten und damit die Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger.“ Eine Digitale Poststelle sorge für eine größere Flexibilität und Agilität in der Verwaltung: Zusammen mit der in zahlreichen Ämtern bereits eingeführten E-Akte biete sie die Grundlage für ortsunabhängige, flexible und arbeitsteilige Verwaltungsarbeit.

„Mit der neuen Scanstraße setzen wir einen wichtigen Schritt, um die digitale Transformation der Kreisverwaltung weiter voranzutreiben. Ziel ist es, durch die Automatisierung der Postverarbeitung nicht nur Personalressourcen zu sparen, sondern auch die Abläufe in den Fachabteilungen digital und medienbruchfrei zu optimieren“, erklärt Harald Vieten, IT-Dezernent der Kreisverwaltung.

Die Scanstraße wird die bisherige dezentrale, manuelle und digitale Postverteilung in der Kreisverwaltung sukzessive ersetzen. Eingangspost, die bisher nicht bereits in elektronischer Form in der Kreisverwaltung eingeht, wurde von der Botenmeisterei manuell in die Ämter verteilt und wurde danach mittels Scanner in den Fachbereichen digitalisiert und so für die digitale Bearbeitung vorbereitet. Monatlich erhält die Poststelle 23 500 Papierdokumente als Eingangspost.

Dank eines hohen Automatisierungsgrads und Künstlicher Intelligenz wird die neue Scanstraße eine wesentlich höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit erreichen. Der manuelle Aufwand zur Öffnung, Sortierung und Trennung von Postdokumenten wird vollständig entfallen. Dies führt nicht nur zu einer drastischen Zeitersparnis, sondern auch zu einer signifikanten Entlastung der Fachabteilungen, die bislang enorme personelle Ressourcen für diese Aufgaben aufwenden mussten.

Mit der künftigen Anbindung der verschiedenen Fachbereiche und der Integration der Fachverfahren wird das volle Potenzial der digitalen Poststelle ausgeschöpft. „Zukünftig soll die Post auch direkt an die entsprechenden Fachverfahren übergeben werden, was den gesamten Prozess noch beschleunigt“, betont Projektleiter Mike Peitz von der IT-Abteilung des Kreises. Dadurch wird nicht nur die Postverarbeitung optimiert, sondern auch eine langfristige Effizienzsteigerung in den einzelnen Fachbereichen ermöglicht. Nach dem Start mit Pilotämtern werden Schritt für Schritt die Ämter angebunden. Bis zur vollständigen Anbindung aller Fachbereiche der Kreisverwaltung rechnet Mike Peitz mit 48 Monaten.